Factura electrónica vs PDF: qué cambia con la nueva ley
Qué es una factura electrónica y en qué se diferencia del PDF: archivo estructurado, envío por plataforma y respuesta del cliente. Explicado con un fontanero y un restaurante.
Tres cosas: un PDF por sí solo dejará de ser suficiente para las facturas entre empresas sujetas a la nueva obligación, que pasan a ser un archivo electrónico estructurado generado por un programa compatible; se envían por una plataforma (la pública de Hacienda o una privada autorizada) en vez de por correo; y el cliente tiene que comunicar si la acepta y cuándo la paga. Los datos de la factura no cambian, y las facturas a particulares tampoco.
Hoy
Un fontanero arregla una avería en un restaurante. Hace la factura en Word, la guarda como PDF y la manda por correo. El restaurante la imprime o la archiva. Hacienda la ve meses después, cuando el fontanero presenta el IVA del trimestre. Si el restaurante no paga, el fontanero tiene que reclamar por su cuenta.
Con la nueva norma
El fontanero hace la factura en un programa. El programa genera un archivo estructurado (con cada dato en su campo, legible por ordenadores) y lo envía a una plataforma: la pública de Hacienda o una privada autorizada, que manda copia a Hacienda. El restaurante la recibe ahí y tiene que comunicar si la acepta o la rechaza, y cuándo la paga. Hacienda ve la factura el mismo día, y ve si se ha pagado.
Los tres cambios, uno a uno
| Antes | Después |
|---|---|
| PDF hecho con Word, Excel o cualquier plantilla | Archivo electrónico estructurado que genera un programa de facturación compatible; el PDF puede seguir existiendo como copia legible, pero no es la factura |
| Se manda por correo, WhatsApp o en mano | Se envía por una plataforma; el cliente la recibe ahí |
| El cliente no responde nada | El cliente comunica aceptación, rechazo y pago |
Lo que no cambia
- Los datos de la factura: número, fecha, quién, qué, cuánto, IVA. Son los mismos.
- Las facturas a particulares: siguen como hasta ahora.
- Tu trabajo: rellenas lo mismo en un programa en vez de en Word.
A quién afecta
| Facturas entre empresas y autónomos | Sí, todas |
| Facturas a particulares | No cambian |
| Más de 8 millones de facturación | Un año después de la orden ministerial (aprox. octubre de 2027) |
| Todos los demás | Dos años después de la orden (aprox. octubre de 2028) |
| Plataforma pública de Hacienda | Gratuita, de uso voluntario |
| Multa máxima | 10.000 € |
Por qué lo hacen
Dos motivos, y los dos son del Estado: ver las facturas entre empresas en tiempo real para reducir el fraude, y que quede constancia de cuándo se paga cada una para combatir la morosidad, que en España es un problema grande para las pequeñas empresas.
Fuente: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, y Ley 18/2022, de 28 de septiembre.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF firmado es una factura electrónica?
Hasta ahora sí, a efectos fiscales. Con la nueva norma, para las facturas entre empresas no: hará falta un formato estructurado (un archivo con campos que leen los ordenadores), no una imagen del documento.
¿Tendré que aprender un formato nuevo?
No. El programa de facturación lo genera por ti. Tú rellenas los mismos datos de siempre; cambia lo que sale por detrás y por dónde se envía.
¿Mi cliente tiene que hacer algo?
Sí: recibirla en la plataforma y comunicar si la acepta o la rechaza, y cuándo la paga. Es la parte de la norma pensada contra la morosidad.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 238/2026 (BOE)
- Agencia Tributaria: RD 238/2026
- Ley 18/2022, Crea y Crece (BOE)
- Agencia Tributaria: VeriFactu
No es asesoramiento fiscal ni legal; confirma tu caso con tu gestoría. Las fechas de la factura electrónica dependen de una orden ministerial pendiente y se indican como aproximadas.